روزی روزگاری، وقتی در یک پروژه گروهی در محل کار همکاری می‌کردید، یک فایل وجود داشت که همه شما از آن استفاده می‌کردید. هر بار که تغییراتی در فایل ایجاد می‌شد، باید آن را با نام جدیدی ذخیره می‌کردید تا تغییرات حفظ شوند و دوباره برای همه ارسال می‌شد تا همه اطلاعات به روز را دریافت کنند.

اما اگر فایل در یک مکان مشترک ذخیره شود و همه افراد بتوانند به طور همزمان روی آن کار کنند، چه؟ و اگر تاریخچه‌ای از همه تغییرات ذخیره شود تا بتوانید ببینید هر فرد چه کاری انجام داده و حتی به نسخه‌های قبلی بازگردید، چه؟ جالب است، نه؟

در این زمینه، Google Sheets نسبت به Microsoft Excel مزیت آشکاری دارد. چرا که یکی از ویژگی‌های برجسته مجموعه Google سهولت در همکاری است. با Google Sheets، چندین نفر می‌توانند به طور همزمان به فایل دسترسی داشته باشند، ویرایش کنند و با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. همچنین، سطوح مختلف دسترسی از جمله ویرایش، مشاهده و نظر دادن وجود دارد.

در Microsoft Excel (نسخه Microsoft 365)، نیز می‌توانید یک فایل را با ظاهری مشابه با Google Drive به اشتراک بگذارید و به طور مشترک روی آن کار کنید. با ویژگی نویسندگی مشترک، می‌توانید تغییراتی که دیگران در لحظه ایجاد می‌کنند را مشاهده کنید. اما این ویژگی فقط در نسخه‌های آنلاین و اشتراکی اکسل در دسترس است و برای نسخه‌های نصب شده یا آفلاین، چنین قابلیتی وجود ندارد.

Google Sheets از همان ابتدا ویژگی‌های همکاری را در خود داشت، در حالی که Excel به تدریج این ویژگی‌ها را اضافه کرده است. این تفاوت ممکن است ناشی از تنظیم نگرش‌ها یا آگاهی بیشتر از قابلیت‌های اشتراک‌گذاری اکسل باشد. در نتیجه، امروز می‌بینید که بسیاری از افراد در دفاتر و مدارس، به Google Sheets به عنوان گزینه پیش‌فرض برای همکاری روی می‌آورند.